Rejestry, ewidencja, archiwa
W Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mońkach prowadzone są następujące ewidencje i rejestry:
1. Ewidencja zasobu archiwalnego.
2. Rejestr skarg i wniosków.
3. Wykaz rzeczoznawców d/s zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie województwa podlaskiego.
4. Ewidencja zdarzeń zaistniałych na terenie powiatu monieckiego,
5. Ewidencja jednostek tworzących Krajowy System Ratowniczo- Gaśniczy na terenie powiatu monieckiego.
Zasady działania archiwum Komendy Powiatowej PSP w Mońkach określone są decyzją nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22.04.2009r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Do zakresu działania archiwum należy:
- przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych,
- opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
- udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym.
- udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawania zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.
Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:
- spisy zdawczo-odbiorcze,
- rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
- karty udostępniania akt,
- ewidencja akt wybrakowanych - spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
- ewidencja akt udostępnionych.
Akta znajdujące się w archiwum Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Mońkach mogą być udostępnione do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i obywateli, za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.